TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ MERKEZ TEŞKİLATI KURULUŞU İLE
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI HAKKINDA GENELGE
Genelge No: 2019/15
(1809)
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Kuruluş ve görev
MADDE 61: (1) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, 4 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 484 üncü maddesinin birinci fıkrasının (g) bendinde, 5018 sayılı Kanun ve 22/12/2005 tarihli ve 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesinde yazılı görevler ile Genel Müdür tarafından verilecek benzeri görevleri Başkanın belirleyeceği iş bölümü esasına dayalı olarak, uyum içerisinde zamanında ve mevzuata uygun yürütmek üzere aşağıda belirtilen şube müdürlükleri ve birimlerden oluşur.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı doğrudan Genel Müdüre bağlı bir danışma birimidir.
a) Personel ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü
b) (16.12.2019 t. ve 4594403 sayılı olur ile değişik bent) Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi(10)
c) Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü
ç) Kalite Yönetim Şube Müdürlüğü
d) (16.12.2019 t. ve 4594403 sayılı olur ile değişik bent) Protokol Düzenleme ve Değerlendirme Şube Müdürlüğü(11)
e) Bütçe, Kesin Hesap ve Raporlama Birimi f) İç Kontrol Birimi Personel ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü
f) İç Kontrol Birimi
Personel ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü
MADDE 62:(1) Personel ve Koordinasyon Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) TBMM’den ve diğer Bakanlıklardan Genel Müdürlüğe intikal ettirilen yazılı ve sözlü soru önergeleri ile araştırma, soruşturma ve gündem dışı görüşme konuları ile Milletvekillerinin taleplerini cevaplandırmak.
b) Başkanlığa ait genelge ve iç talimatları hazırlamak, ilgili birimlere duyurmak.
c) Başkanlık yapısında oluşacak değişiklikler, birim oluşturulması ve kaldırılması çalışmalarını koordine etmek, yazışmaları yürütmek ve raporları hazırlamak.
ç) Başkanlığın ihtiyacı olan demirbaş ve sarf malzemelerini temin etmek, satın almak ve bunlara ait tahakkuk işlemlerini yapmak.
d) Başkanlık taşınır kayıtlarını tutmak ve takip etmek.
e) Başkanlık mutemetlik hizmetlerini yürütmek.
f) Başkanlık personelinin geçici ve sürekli görev yolluklarıyla ilgili işlemleri yapmak.
g) Evrak, yazışma, koordinasyon ve birim arşivi iş ve işlemlerini yürütmek.
ğ) Yayın abone ve postalama işlerini yürütmek.
h) Başkanlık imza yetkililerindeki değişikliklerin Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sisteminde (KAYSİS) İmza Yetkilileri Modülüne (İYEM) girişlerini yapmak.
ı) Başkanlık alt birimlerinin amir/sorumlularındaki değişiklikler ile Başkanlık personelinin; Başkanlığın hangi biriminde görevli olduğuna dair bilgilerin, kullandığı izinlere dair bilgilerin ve sendika bilgilerinin Yönetim Bilgi Sistemine girişleri yapmak.
i) Başkanlık personelinin göreve başlama ve görevden ayrılmalarına dair yazışmaları yapmak.
j) Diğer personel işlemleri ile idari iş ve işlemleri yürütmek
Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi
MADDE 63: (1) (16.12.2019 t. ve 4594403 sayılı olur ile başlığı ile birlikte değişik ibare) Stratejik Yönetim ve Planlama Biriminin görevleri şunlardır:
a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve Cumhurbaşkanlığınca belirlenen hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.
b) Genel Müdürlüğün stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, idarenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek.
c) Stratejik planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek.
ç) Genel Müdürlüğün misyon ve vizyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek.
d) Genel Müdürlüğün görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek.
e) Hizmetlerde, etkililiği ve verimliliği önleyen tehditlere yönelik tedbirler almak.
f) Genel Müdürlüğün üstün ve zayıf yönlerini tespit etmek.
g) İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek. ğ) Performans Programını izlemek, değerlendirmek ve raporlamak.
h) Başkanlığın Birim Faaliyet Raporunu hazırlamak.
ı) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak idare faaliyet raporunu hazırlamak.
Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü
MADDE 64:(1) Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Yönetim bilgi sisteminin kurulmasına yönelik hizmetleri yerine getirmek.
b) Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.
c) Yönetim bilgi sisteminde kullanılabilecek verilerin, doğru ve eksiksiz olarak ilgili harcama birimlerinden toplanarak veri tabanına kaydedilmesini sağlamak.
ç) Genel Müdürlüğün yönetim, karar ve destek bilgi sistemi oluşturulması Sayfa: 29/56 çalışmalarını yürütmek.
d) Genel Müdürlük hizmetleri ile ilgili istatistiksel bilgi toplama ve değerlendirme çalışmaları yaparak, kurum içi ve dışı ilgili birimlere bilgi sağlamak.
e) Gereksinim duyulabilecek yeni veriler tespit etmek.
f) Harcama birimlerince kullanılan bilgi sistemleri arasında koordinasyonu sağlamak.
g) Yönetim bilgi sistemleriyle ilgili konularda eğitim ve danışmanlık hizmeti vermek.
ğ) Üst Yönetim toplantısının raportörlüğünü yürütmek.
Kalite Yönetim Şube Müdürlüğü
MADDE 65:(1) Kalite Yönetim Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Genel Müdürlüğü belgelendirme kuruluşuna karşı temsil ve belgelendirme kuruluşu tarafından yapılan tetkiklere rehberlik etmek.
b) Kalite Politikasının hazırlanmasını, revize edilmesini, onaylatılmasını, dağıtılmasını, yayımlanmasını, çalışanlara duyurulmasını ve çalışanların kalite bilincinin geliştirilmesini sağlamak.
c) Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin, verimliliğinin arttırılması ve sürekli iyileştirilmesi yönünde kurulmuş olan İyileştirme Takımları Yürütme Kurulu, Öneri Değerlendirme Kurulu ve Süreç Yönetim Kurulunun sekretaryası ve raportörlüğünü yapmak, alınan kararların uygulanmasını ve koordinasyonunu sağlamak. ç) Yönetimin, Kalite Yönetim Sistemini Gözden Geçirmesi (YGG) toplantısının raportörlüğünü yapmak, alınan kararların uygulanmasını ve koordinasyonunu sağlamak, Kalite Yönetim Sistemi faaliyetlerine ilişkin performans raporu hazırlamak ve yönetimin bilgisine sunmak.
d) Kalite El Kitabı, Prosedürler, Proses/Süreçler, Talimatlar, Formlar, Görev Tanımları gibi Kalite Yönetim Sistemini oluşturan dokümanların hazırlanması, revizyonu ve dokümantasyonun oluşturulmasında rehberlik yapmak ve koordinasyonu sağlamak.
e) İç Tetkik faaliyetlerini İç Tetkik Prosedürü uyumunda planlamak, koordine etmek ve yürütmek.
f) Dokümanlarda herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası vermek ve yeniden yayımlamak.
g) Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili iyileştirme, düzeltici ve önleyici faaliyetleri koordine ve kontrol etmek, ilgili birimlerle koordinasyon sağlamak.
ğ) Kalite Yönetim Sistemi içerisinde yapılan istatistiki çalışmaları takip etmek, İç müşteri (çalışan), dış müşteri (vatandaş) ve dış paydaş memnuniyeti anketlerinin yapılmasını koordine etmek ve anket sonuçlarını duyurmak, hizmetlerin etkinliği ve müşteri memnuniyetine ilişkin analiz/araştırmalar yapmak.
h) Kurumumuzdan hizmet alan gerçek ve tüzel kişilerin memnuniyetinin arttırılması amacıyla, sunulan hizmetlerin iyileştirilmesine yönelik faaliyetlerde bulunmak, koordine etmek, yönetimin bilgisine sunmak. ı) Genel Müdürlük Merkez ve Taşra Teşkilatında düzenlenen Kalite Yönetim Sistemi ve Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile ilgili eğitim faaliyetlerini Tapu ve Kadastro Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak planlamak ve eğitici görevlendirmek.
i) Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik gereğince oluşturulan Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Etik Komisyonu sekretarya hizmetlerini yürütmek ve raportörlüğünü yapmak, alınan kararların uygulanmasını ve koordinasyonunu sağlamak.
j) Dokümante edilmiş bilgiyi takip, güncelleme ve muhafaza etmek, her unvandan çalışanların kalite bilincinin geliştirilmesini sağlamak.
k) Kalite Yönetim Sistemi kapsamında alan derinliğine yönelik; gerekli eğitim, toplantı, bilgilendirme, bilinçlendirme, organizasyon ve koordinasyona ilişkin faaliyetleri planlamak ve yapılmasını/yaptırılmasını sağlamak. Sayfa: 30/56
l) Kalite Yönetim Sistemi kapsamında https://www.tkgm.gov.tr/tr/birim/kaliteyonetim-sistemi sayfasının ve kalite dokümanlarının bilinirliğinin artırılarak, oluşturulan dokümante edilmiş bilginin kullanımını sağlamak.
m) Kamu Hizmetlerinin Sunumu, Uygulamada Birlik ve Kalite Yönetim Sistemi içerikli Makam Talimatına uygun hareket edilmesi yönünde gerekli uygunluğu sağlamak/sağlatmak.
n) Yatay ve dikey iletişim eksikliğinin giderilmesi suretiyle Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarının, Kurumumuzun sunduğu hizmet kalitesinin sürekli iyileştirilmesi için formal görevlerimizle entegre edilerek kurumsal irade uyumunda sahadaki çalışmalarımıza ve hizmet sunum konseptimize yansıtılmasını sağlamak/sağlatmak.
o) Hizmet sunum alanlarımızın modern yönetim anlayışı kapsamında Kurumsal Kimlik Kılavuzu uyumunda görüntü kirliliği ve olumsuzluk algısı oluşturmadan görsel bütünlük sağlayacak şekilde düzenli, tertipli dizayn edilmesinin ve görsel donanım, doküman ve materyallerin stratejik lokasyonda projelendirilmesinin teminini sağlamak/sağlatmak.
ö) TS EN ISO 9001 Standardı kapsamında kurulmuş olan Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunun, yeterliliğinin, etkinliğinin takibi ve devamlılığının sağlanması, eksiklikler ve uygunsuzlukların tespit edilerek giderilmesi ve kurulmuş olan Kalite Yönetim Sisteminin hedeflere ulaşmada yeterli olup olmadığının takibi uyumunda sistem yeterliliğini sağlamak/sağlatmak.
Protokol Düzenleme ve Değerlendirme Şube Müdürlüğü
MADDE 66:(1) (16.12.2019 t. ve 4594403 sayılı olur ile başlığı ile birlikte değişik ibare) Protokol Düzenleme ve Değerlendirme Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Tapu ve Kadastro Verilerinin Paylaşımı Hakkında Yönetmelik kapsamında veri paylaşım hizmetlerini yürütmek.
b) Kamu Kurum/Kuruluşları, Belediyeler, Meslek Odaları, Birlikler, Vakıflar, Dernekler, Bankalar ve Finans Kuruluşları tarafından Kurumumuza yapılan veri paylaşım talepleri ile ilgili protokol düzenleme çalışmalarını ilgili mevzuat çerçevesinde yerine getirmek.
c) Bölge Müdürlüklerince onaylanarak gönderilen protokollerin standart protokol örneğine uygunluğunu kontrol etmek. ç) Verilerin paylaşılmasında tereddüde düşülen taleplerle ilgili Veri Paylaşım Komisyonunda görüş oluşturulması için toplantılar düzenlemek.
d) TAKPAS protokolleri ile ilgili yazışmaları yapmak.
e) İmzalanan TAKPAS protokollerin ilgili birimlerimize dağıtımını yapmak.
f) TAKPAS protokollerinin geçerlilik sürelerinin takibini yaparak gerektiğinde süre uzatımı için ek protokol hazırlamak.
g) Genel Müdürlük Makamınca oluşturulan Veri Paylaşım Komisyonunun sekreterya hizmetlerini yürütmek.
ğ) Diğer birimler tarafından yapılan protokollerin envanterini tutmak ve arşiv işlerini yapmak.
Bütçe, Kesin Hesap ve Raporlama Birimi
MADDE 67:(1) Bütçe, Kesin Hesap ve Raporlama Biriminin görevleri şunlardır:
a) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren Genel Müdürlük bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.
b) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke esasları çerçevesinde, Genel Müdürlüğün ayrıntılı harcama programını hazırlamak ve hizmet ihtiyaçları dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
c) Bütçe tertipleri arasında ödenek aktarma işlemlerini gerçekleştirmek.
ç) Hazine ve Maliye Bakanlığı yedek ödenek tertibinden aktarılmak üzere Genel Sayfa: 31/56 Müdürlük harcama birimlerince ihtiyaç duyulan ek ödenek talebi ile ilgili işlemleri ve ödeneklerin serbest bırakılma işlemlerini yürütmek.
d) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak.
e) Harcama birimlerinden gelen nakit talep bilgilerini konsolide ederek aylık dönemler itibariyle Hazine ve Maliye Bakanlığına göndermek.
f) Türkiye Büyük Millet Meclisinde gerçekleştirilen Genel Müdürlük bütçesinin görüşmelerinde koordine ve sekretarya görevini yürütmek.
g) Genel Müdürlük Performans Programının hazırlanmasını koordine etmek.
ğ) Genel Müdürlük yatırım programı hazırlıklarını koordine ve konsolide etmek, uygulama sonuçlarını izlemek, değerlendirmek ve buna ilişkin raporları hazırlamak. h) Genel Müdürlük faaliyetlerine ilişkin Bölge Kalkınma İdaresi Başkanlıklarınca istenilen yatırım gerçekleşme raporlarını hazırlamak.
ı) Kamu zararlarının tahsiline ilişkin usul ve esaslar hakkında yönetmelik gereği iş ve işlemleri yürütmek.
i) Genel Müdürlük mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek.
j) Genel Müdürlük hizmetlerinde kullanılan taşıtların kayıt ve takibine ilişkin işlemleri Taşıt Bilgi Sisteminde izlemek ve istenildiğinde raporlamak.
k) Genel Müdürlüğün, diğer idareler nezdinde takibi gereken mali iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
l) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.
İç Kontrol Birimi
MADDE 68:(1) İç Kontrol Biriminin görevleri şunlardır: a) Ön mali kontrol görevini yürütmek.
b) İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin esaslarda belirlenen mali karar ve işlemlerin dışında kalan mali karar ve işlemlerin, ön mali kontrole tabi tutulmasına yönelik olarak yapılacak düzenlemeler ve üst yöneticiden alınacak onay çerçevesindeki görevleri yürütmek.
c) İç kontrol sisteminin kurulması, standartların uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak.
ç) Genel Müdürlük Kurumsal Risk Yönetimini kurmak, izlemek ve değerlendirmek.
d) Genel Müdürlüğün görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak.
e) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirler önermek.
f) İç ve dış denetim raporlarını izlemek.
