TEFTİŞ KURULUNUN ÇALIŞMA ANLAYIŞI, USUL VE ESASLARI
Çalışma Anlayışı ve Amacı
Teftişte amaç; denetlenen faaliyet, proje ve birimin gelecekte daha iyi sonuçlar elde etmesi ile hata, noksanlıklar ve usulsüzlüklerin en aza indirilmesine, verilen hizmetin kalitesinin arttırılmasına, olması muhtemel suiistimallerin ve hizmetleri olumsuz etkileyen hususların önceden belirlenerek gerekli tedbirlerin alınmasına yönelik çözüm önerileri geliştirmek ve getirmektir.
Müfettiş ve müfettiş yardımcıları bu hedeften hareketle;
a) Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatı içindeki faaliyet, proje ve birimlerde denetimin etkin bir şekilde yürütülmesini engelleyen riskleri, hususları ve mükerrerlikleri belirlemek,
b) Yapılan işlem ve çalışmalar ile amaca yönelmede kullanılan yöntemlerin uygunluğunu, harcamaların mevzuata uygun olup olmadığını, işlem ve faaliyetler ile projelerin mevzuatına uygun yapılıp yapılmadığını, kamu ve kurum kaynaklarının yerinde, etkin, ekonomik ve verimli kullanılıp kullanılmadığını denetlemek,
c) Mevzuat ve standarttan sapmalar var ise, bunları belirtmek, ekonomik, sosyal, idari, hukuki, teknik nedenleri tahlil ederek, sapmaların düzelmesi, iş ve hizmet verimi ile üretimin ve kalitenin en iyi durum ve rasyonel bir düzeye çıkarılması için öneriler geliştirmek,
amacını göz önünde tutarlar.
Müfettiş ve müfettiş yardımcılarının çalışma anlayışı; etkin, verimli, iktisadi ve caydırıcı bir denetim sistemini öngörmekle birlikte, hata arayan ve sadece tenkit eden statik ve klasik teftiş sistemini öngörmez. Çalışmalarında sistemli bir yaklaşımla hata, yanlışlık, usulsüzlük ve mevzuata aykırılıkların olmaması için gerekli önlemlerin alınmasına yönelik öneriler geliştirir. Sistemsel sorunları belirler ve sorunların giderilmesine yönelik önerilerde bulunur.
Müfettiş ve müfettiş yardımcıları, çalışmaları sırasında belirledikleri çalışkan, başarılı, kamu hizmetini gayret ve özveriyle yapan, yetkilerini kamu yararı doğrultusunda kullanan, basiretli personelin ödüllendirilmesi için öneride bulunurlar. Ayrıca, yerine getirilmeyen veya sürüncemede bırakılan işlerin tamamlattırılmasını, suiistimal ve mevzuata aykırı işlem yapanlar ile bunlara yol açanların cezalandırılmalarını sağlamak üzere öneride bulunurlar.
Çalışma Programının Uygulanması
Çalışma programı; görev merkezleri ve taşra çalışmaları esasına göre yürütülür.
Görev Merkezi Çalışmaları;
a) Taşra teftiş görevinin sona ermesinden sonra müfettiş ve müfettiş yardımcılarının katılımıyla, Teftiş Kurulu Başkanınca belirlenecek gündem ve esaslar çerçevesinde değerlendirme toplantıları yapılması,
b) Görev merkezlerinin belediye sınırları içindeki teftişe tabi birimlerde süreli teftişler ve özel denetimler yapılması,
c) Mevzuatla ilgili konularda inceleme ve araştırma yapılarak bunların Teftiş Kurulunda tartışılması, sunumlarının yapılması,
suretiyle gerekli görülen zamanlarda yapılır.
Taşra çalışmaları; gerekli görülen hallerde görev merkezi dışında kalan Genel Müdürlük birimlerinin bölgesel hizmet özellikleri dikkate alınarak, bölge, il, ilçe birim, faaliyet, proje, konu veya süreç bazında tek tek veya gruplar halinde, süreli ve periyodik olarak teftiş edilmelerini, özel denetim yapılmasını ve inceleme, ön inceleme, araştırma ve soruşturma gereği görev merkezi dışında yapılan her türlü çalışmaları kapsar.
Taşra teftiş programları; Teftiş Kurulu Başkanı veya başkan yardımcıları tarafından hazırlanır. Gerek görüldüğünde iki başmüfettişin iştiraki sağlanır.
Taşra teftiş programları hazırlanırken; Başkanlıkça ilgili birim ve kişilerden alınan görüşler, bütçe imkânları, müfettiş sayısı inceleme ve soruşturma ihtiyaçları ile diğer hizmet gerekleri, teftiş birimlerinin bölgesel özellikleri, şikâyet ve yakınma sayıları ile birimlerin önceki yıllarda teftiş görüp görmedikleri, diğer denetim birimlerince bölge teftiş programlarına alınıp alınmadıkları, aynı müfettişlerce yeniden teftiş edilmemesi ilkesi ile müfettişlerin hizmet gerekleriyle bağdaşan özre dayalı istekleri dikkate alınır.
Teftiş programları hazırlanırken, araştırma, inceleme, ön inceleme ve soruşturma işleri ve diğer ihtiyaçlar dikkate alınarak, yeteri kadar müfettiş teftiş programı dışı tutulur.
Teftiş Kurulu Başkanlığınca tarih, dönem, uygulama ve esasları belirtilmek suretiyle hazırlanan teftiş programları Genel Müdürün onayına sunulur. Onaylanan teftiş programları, müfettişlere teftişlerin başlangıcından en az 15 gün önce bildirilir.
Teftişlerin yapılması
Teftiş, Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatı, Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü ile özel kanunlarda ve ikincil mevzuatta teftişi yapılması öngörülmüş faaliyet, proje, birim ve süreçlerle ilgili her türlü iş ve işlemlerin yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygunluğunun, hizmetlerin verilmesindeki ve yönetimdeki sorunların tespiti ve sorunların giderilmesine yönelik önerilerin belirlenmesi amacıyla, belirli zaman aralıklarında denetlenmesi ilkesine göre düzenlenen ve teftiş edilecek yerleri de gösteren program çerçevesinde yapılır. Teftişlerde modern denetimin gerektirdiği denetim türleri, yöntem, standart ve usuller kullanılır. Teftiş talimatlarında hangi denetim tür ve yöntemleri uygulanacağı belirtilir. Teftişlerin belirtilen denetim türlerinin usullerine ve standartlarına uygun olarak yapılması esastır.
Başkaca verilmiş bir talimat yok ise, uygulayacağı denetim türünün standartları esas alınarak teftiş edilecek birimlerdeki iş ve işlemlerin risk esaslı veya örnekleme yoluyla ya da belirli bir zamanı içeren işlemlerin sırasıyla incelenmesi yoluyla teftiş edilmesine müfettiş ve müfettiş yardımcısınca teftiş emrindeki talimatlar esas alınarak karar verilir.
Müfettiş ve müfettiş yardımcıları, teftiş emir ve programlarına dâhil birimlerin teftişine gerekli olduğu durumda, kimliklerini göstermek suretiyle kendilerini tanıtarak başlarlar.
Teftişe başlanırken, bir önceki teftişte yapılan önerilerden talimata bağlananların düzeltilip düzeltilmemiş olduğu, teftiş ile ilgili verilen emirlerin yerine getirilip getirilmediği incelenir, tamamlanmayan ve düzeltilmeyen konular raporlarda belirtilir. Ayrıca, ilgili memurların açıklamaları yerinde görülmediği takdirde konuların önemine göre sorumluları hakkında cezai veya disiplin soruşturması usulünce yapılması istenebilir.
Teftişin, denetlenen birimdeki hizmetin aksatılmaksızın yapılması esastır. Görülen eksikliğin veya hatanın nedeni ilgili memura sorulur, alınan cevaplar raporda değerlendirilir. Müfettiş ve müfettiş yardımcıları gerekli gördükleri takdirde, teftiş öncesi veya sonrası sorunların belirlenmesi ve teftiş sonuçlarının değerlendirilmesi yönünden ilgili müdür, birim sorumlusu ve memurlarla toplantı yapabilirler.
Müfettiş ve müfettiş yardımcıları,
a) Teftişi ile görevlendirildikleri Tapu Müdürlüklerinde;
1) Tasarruf Servisi,
2) İnsan Kaynakları Servisi,
3) Arşiv Servisi,
4) Destek Hizmetleri ve Mali İşler Servisi,
5) Döner Sermaye Servisi,
6) Genel Durum,
b) Teftişi ile görevlendirildikleri Kadastro Müdürlüklerinde;
1) Tasarruf veya Teknik İşlemler Servisi,
2) İnsan Kaynakları Servisi,
3) Arşiv Servisi,
4) Destek Hizmetleri ve Mali İşler Servisi,
5) Döner Sermaye Servisi,
6) Çalışma Durumu,
7) Genel Durum,
c) Teftişi ile görevlendirildikleri Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüklerinde görev, faaliyet, proje, şube müdürlükleri ve denetim biriminin iş ve işlemleri ile genel durum,
ç) Teftişi ile görevlendirildikleri merkez teşkilatı birimlerinde;
1) Merkez teşkilatında görevlendirildikleri birimin görev, faaliyet, proje ve servislerinin iş ve işlemleri, genel durum,
2) Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğünün görev, faaliyet, idari iş ve işlemleri, gelir, gider ve harcama, ambar, depo ve ayniyat işlemleri,
d) Özel kanun ve ikincil mevzuatlarında denetleneceği belirtilen birim ve kuruluşların iş ve işlemleri ile genel durum,
teftişlerini yaparlar.
Genel Müdürlük Makamınca verilen özel denetimlerde hangi konuların denetiminin yapılacağı, görev emirlerinde belirtilir. Özel denetimler görev emirlerinde belirtilen talimatlara uygun yapılır.