ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİMLERİMİZ:
Yurt İçi Kayıt ve Transkripsiyon Birimi
Yurt Dışı Kayıt ve Araştırma Hizmetleri Birimi
İdari ve Mali İşler Birimi
Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Birimi
Belge Konservasyon ve Restorasyon Birimi
YURT İÇİ KAYIT VE TRANSKRİPSİYON BİRİMİ
Birim Sorumlusu: SEVGİ IŞIK
Tel: 0312 551 23 88
Yurt içi Kayıt ve Transkripsiyon Biriminin görevleri şunlardır:
Merkez, taşra ve yurt dışı birimleri, mahkemeler, kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerce istenilen yurt içi eski yazılı (Osmanlıca) tapu kayıtlarını tespit edip transkripsiyonunu yapmak, çıkarılan kayıt örneğini ilgililerine göndermek veya gerektiğinde yazışmalarını yapmak.
Zabıt Kayıt Defterleri ile 2. nüsha tapu senetlerinden tespit edilen yeni yazılı tapu kayıtlarının örneğini çıkartmak/çıkarttırmak ve yazışmalarını yapmak.
Mahkemelerden veya Genel Müdürlük birimlerinden ikinci nüsha tapu kütükleri ve ikinci nüsha tapu senetleri için talep geldiğinde kayıt örneği çıkartmak ve yazışmalarını yapmak.
Gereği halinde hâsılat kayıtlarının örneğini çıkartmak/çıkarttırmak ve yazışmalarını yapmak.
Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek.
YURT DIŞI KAYIT VE ARAŞTIRMA HİZMETLERİ BİRİMİ
Birim Sorumlusu: Hakkı ŞAHİN
Tel: 0312 551 4691
Yurt dışı Kayıt ve Araştırma Hizmetleri Biriminin görevleri şunlardır:
Araştırmacıya açık arşiv fonları üzerinde çalışmak isteyen yurt içi ve yurt dışından gelen araştırmacıların ilmi çalışmalarına yardımcı olmak ve uygun bulunan talepleri doğrultusunda dijital kopyalarını araştırmacıya teslim etmek, araştırmacı hizmetlerine ilişkin tutulan istatistiki bilgileri ilgili birimlere iletmek.
Yurt dışına ait eski yazılı (Osmanlıca) defterlerden özel ve tüzel kişilerin talebi üzerine zabıt kayıtlarının tespitini yapmak, transkripsiyonunu yapmak/yaptırmak ve talep doğrultusunda orijinal kayıt örneği çıkarmak.
Merkez, taşra ve yurt dışı birimlerinin, diğer kamu kurum ve kuruluşlarının, özel ve tüzel kişilerin isteği üzerine tahrir defteri, mera, köy sınırı, yaylak ve vakıf benzeri kayıtların kopyalarını çıkarmak, gereği halinde transkripsiyonunu yapmak/yaptırmak.
Kurum faaliyetlerini ilgilendiren konularda düzenlenecek kongre, sempozyum, çalıştay gibi etkinliklerde tarihi, sanatsal, edebi, bilimsel ve diğer önemli materyallerden oluşan koleksiyonları sergileyerek ziyarete açmak.
Ziyaret amacıyla gelen gerçek kişiler veya kamu kurum ve kuruluşlar ile yabancı ülkelerden gelen heyetlere ziyaret programı içeriğine göre refakat etmek ve bilgilendirmek, gerektiğinde Başkanlığın ilgili birimleri ile koordinasyonu sağlamak.
Başkanlık faaliyet alanlarıyla ilgili konularda yurt içi ve yurt dışındaki paydaş kurum ve kuruluşlarla iş birliği yapmak; ulusal ve uluslararası kongre, konferans ve seminer çalışmalarını yürütmek, gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyon görevini yürütmek,
Tarihi ve sanat değeri olan, mülkiyet kayıtları dışındaki defter ve belgeler üzerinde ilmi araştırmalar yapmak ve gereği halinde yayıma hazırlamak, başkanlığın yayın hizmetlerini ve basın faaliyetlerini yürütmek,
Kurum çalışanları ve diğer araştırmacılar tarafından fiilen sürdürülen ve gelecekte yapılması planlanan bilimsel çalışmalarda kullanılmak üzere, Genel Müdürlüğün ana hizmet alanlarını ilgilendiren konulardaki kaynak eserler ile akademik çalışmaların derleneceği “Tapu ve Kadastro Kütüphanesini” oluşturmak ve kayıtlarını tutmak,
Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek.”
İDARİ VE MALİ İŞLER BİRİMİ
Birim Sorumlusu: Mustafa Yılmaz GÜRARSLAN
Tel: 0312 551 23 85
İdari ve Mali İşler Biriminin görevleri şunlardır:
Başkanlık personelinin izin, rapor, göreve başlama ve ayrılış gibi özlük işlerini yürütmek, her türlü görevlendirme yazılarını yazmak, maaş ve yolluk ödemelerini tahakkuka bağlamak.
Başkanlık imza yetkililerindeki değişikliklerin Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sisteminde (KAYSİS) İmza Yetkilileri Modülüne (İYEM) girişlerini yapmak.
Başkanlık alt birimlerinin amir/sorumlularındaki değişiklikler ile Başkanlık personelinin; Başkanlığın hangi biriminde görevli olduğuna dair bilgilerin, kullandığı izinlere dair bilgilerin ve sendika bilgilerinin Yönetim Bilgi Sistemine girişleri yapmak. Merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatından, kamu kurum ve kuruluşlarından, mahkemelerden, özel ve tüzel kişilerden gönderilen yazı, dilekçe ve raporların kaydını tutmak, ilgili personele/ servislere göndererek dağıtımını yapmak, genelge ve benzeri yazıları personele tebliğ/ tebellüğ etmek/ettirmek, Başkanlıkça sonuçlandırılan evrakın gönderilmesini sağlamak.
Başkanlığa yapılan staj taleplerini değerlendirip, ilgili eğitim kurumları ile gerekli yazışmaları yapmak.
Arşiv faaliyetlerine ilişkin hizmet içi eğitim taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.
5018 sayılı Kanun kapsamında kalan bütçe, stratejik plan, performans programı, her yıla ilişkin Birim Faaliyet Raporu, avans ve kredi mutemetliği işleri ve diğer çalışmaları yürütmek ve gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyon görevini yürütmek.
5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatında belirtilen iç kontrol ve risk yönetimi ile benzeri konulardaki iş ve işlemleri yapmak.
Başkanlık birimlerinden alınan her türlü ihtiyaç taleplerini değerlendirmek ve talepleri 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre bütçe imkânları dâhilinde karşılamak.
Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde taşınır mal, kayıt ve kontrol işlemlerini yürütmek.
Başkanlığa gelen vatandaşların sorunlarını dinlemek, evrak başvurusu için gelen vatandaşların taleplerini almak, Başkanlığın faaliyetleri ile ilgili bilgi almak için telefonla yapılan aramaları cevaplamak ve gerektiğinde ilgili birimlere yönlendirmek.
Bilgi edinme hakkı kapsamında gerçek kişilerden gelen talepleri (Başkanlık e-mail, EBYS, Yönetim Bilgi Sistemi ve CİMER yoluyla) cevaplamak veya gerektiğinde ilgili birimler tarafından cevaplanması için koordinasyon görevini yürütmek.
Sivil Savunma ve Güvenlik işlerini; yemekhane, temizlik ve taşıma hizmetlerini yürütmek ve gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.
Başkanlığın inşaat, bakım ve onarım ihtiyaçlarının gereğini yapmak ve ihtiyaç halinde ilgili birimlere bildirmek.
Başkanlık bünyesindeki elektronik ve mekanik cihazların işleyişini kontrol etmek, periyodik bakımlarını yaptırmak ve arızalanması halinde Genel Müdürlüğün ilgili Birimlerine bilgi vermek.
Başkanlığın gerçekleştirdiği haber değerindeki faaliyetleri; personelinin doğum, evlenme, ölüm haberlerini hazırlamak ve ilgili yerlerde (web sayfası, sosyal medya vb.) haber yapılmasını sağlamak, Başkanlığın web sayfasını güncel tutmak.
Başkanlık bünyesinde bulunan bilgisayarlarda yaşanan yazılımsal ve donanımsal sorunları çözmek, otomasyon projelerini izleyerek (EBYS, TARBİS, TAKBİS vb.) ortaya çıkan sorunları ilgili Birimlere bildirmek.
Başkanlık sekretaryasını ve yazışmalarını yürütmek.
Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek.
BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV HİZMETLERİ BİRİMİ
Birim Sorumlusu: İsmail IŞIK
Tel: 0312 551 23 02
Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Biriminin görevleri şunlardır:
Modern arşivleme usul ve metotları, özellikle elektronik arşiv hakkında araştırma geliştirme (Ar-Ge) faaliyetlerinde bulunmak, belge yönetiminden etkin ve verimli bir şekilde yararlanmak için Arşiv Bilgi Sistemi ile ilgili çalışmaları yürütmek.
Standart Dosya Planı ve İdari Birim Kodlarını belirlemek, ihtiyaç duyulduğunda güncellemek ve ilgili birimlere duyurmak.
İlgili mevzuat çerçevesinde merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatının kurum arşivi hizmetleri kapsamında ilgili birimlerden gönderilen ayıklama ve imha listelerinden uygun olanlara Olur vermek, tüm yazışmalarını yapmak.
Başkanlığın yaptığı faaliyetler hakkında, ilgili birimlere faaliyet raporlarını ve istatiksel verileri bildirmek.
Başkanlığın görev alanına giren konularla ilgili mevzuat çalışmalarında koordinasyon görevini yürütmek, görüş ve öneri için gelen taleplere cevap vermek.
Teftiş Kurulu Başkanlığınca gönderilen arşivle ilgili olan teftiş raporlarında tespit edilen eksikliklerin tamamlanması için ilgili Birimlerle yazışmalar yapmak ve sonuçlarını takip etmek.
İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından düzenlenen Denetim ve Danışmanlık raporlarının takibi ve koordinasyonunu sağlamak,
Arşiv mahzenlerinde mevcut olan eski (Osmanlıca tapu kütükleri, hasılat kayıtları, köy ve mera-kışlak ve diğerleri) yazılı defter ve belgeleri, ikinci nüsha tapu kütükleri, ikinci nüsha tapu senetleri, tescil listeleri, Tablo-Mahzen defterleri ve evrakını, teknik belgeleri korumak, muhafaza etmek ve düzenini sağlamak; talep edildiğinde arşivden giriş-çıkış kaydını tutmak.
Birim arşivlerinden kurum arşivine devri yapılmış olan belgeleri arşivlemek, devirlere ait cetvelleri tutmak, talep edildiğinde arşivden giriş-çıkış kaydını tutmak.
Merkez, taşra ve yurt dışı arşivleme faaliyetlerinin izlenmesi ve yönlendirilmesi ile ilgili her türlü inceleme ve araştırmaları yaparak düzenlenecek raporları Başkanlığa sunmak.
Merkez, taşra ve yurt dışı arşiv hizmetlerinde fiziki arşiv standardını sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak.
Sayısal olarak üretilen ya da sonradan sayısallaştırılmış haritalara ait kesin sayısal değerlerin bilgisayar ortamında saklanması için gerekli bilgi ve belgelerin periyodik olarak merkeze ulaştırılması ve arşivlenmesini sağlamak.
Merkez, taşra ve yurt dışı birimleri, mahkemeler, kamu kurum ve kuruluşları ile diğer ilgililerin pafta ve teknik belge örneği taleplerini karşılamak ve yazışmalarını yapmak.
Değişiklik işlemlerine ilişkin belgelerin, Bölge Müdürlüklerinde arşivlenmesini yönlendirmek ve çalışmaları izlemek.
Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek.
BELGE KONSERVASYON VE RESTORASYON BİRİMİ
Birim Sorumlusu: K. GÜNDOĞDU
Tel: 0312 551 23 55
Belge Konservasyon ve Restorasyon Biriminin görevleri şunlardır:
Arşiv materyallerinin depolama ortamlarında fiziki koruma ve güvenlik parametrelerini standartlara uygun olarak oluşturarak materyallerin uzun yıllar muhafazasını sağlamak, arşiv malzemelerinin tahribatını önleyecek tedbirleri almak.
Tahrip olmuş materyallerin aslına uygun olarak restorasyonunu yapmak, bu hizmetlerin yerine getirilebilmesi için merkez ve taşra birimlerimizde restorasyon laboratuvarı ve restorasyon atölyesi kurmak, ciltli materyallerin ciltlenmesi, dosyalanması veya kutulanması işlemlerini yapmak.
Restorasyon laboratuvarında işlem gören materyallerin restorasyon işlemlerinde kullanılan malzeme ve teknikleri ile restorasyon öncesi ve sonrası durumlarını içeren kayıtları tutmak.
Konservasyon ve restorasyon çalışmalarıyla ilgili araştırma-geliştirme (AR-GE) faaliyetlerini yürütmek, bu araştırmaların sonucuna göre belgeler üzerinde uygulanacak konservasyon ve restorasyon yöntemlerini belirlemek.
Taşra birimlerine restorasyon ve konservasyon konularında eğitim ve danışmanlık hizmeti yapmak, diğer kurumlarla iş birliği yapmak.
Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek.
