Söz konusu durumlar için Büro tarafından KBU’da başvuru oluşturulur ve başvuru Bilgi ve Belge için Kadastroya gönderilir. Teknik Bilgi ve Belgenin daha öncesinde ücret ödenmiş olduğu için Kadastro Müdürlüğünce daha önce ödenmiş olan başvuru numarası bilgisi yeni oluşan işlemin açıklamasına girilmek suretiyle Teknik Bilgi ve Belge işlemi için döner sermaye ücreti kesilmeksizin Fen Kayıt numarası alınarak işlem tamamlanır. Daha sonra büro tarafından işleme ait evraklara yüklendikten sonra Kontrollük için Kadastro Müdürlüğüne gönderilir. 

          Kadastro Müdürlüğünce işleminize döner sermaye ücreti tanımlandığında HKMOBİS sisteminde kayıtlı olan ve başvuru yaparken sisteme girilmiş olan malik cep telefonu numaralarına döner sermayeye ilişkin bilgi mesajı gönderilmektedir.

          Ayrıca Kadastro Başvuru Uygulamasında yer alan “Kadastro Durum Sorgula” butonu ile işleme ilişkin Döner Sermaye Ücretinin tanımlanıp tanımlanmadığı, tanımlandığı takdir de de “E- Ödeme Seri No” bilgileri görülebilmektedir (Şekil-2).

▪   Bir şahıs parselini ifraz etmek için büroya başvurmuş ise Bizzat,
▪   İmar uygulaması, toplulaştırma gibi proje bazlı ve resen ilgili idarece yapılan başvurular Resen,
▪   Vekaletname ile başkasının parselini ifraz etmek için büroya başvurulmuş ise Vekaleten,
▪   Şirket/kurum temsilcisi ile parsel ifraz etmek için büroya başvurulmuş ise Temsilen,
▪   Vasi atanmış ya da mirasçı bir kişi parselini ifraz etmek için büroya başvurmuş ise Vesayeten/Veraseten,
▪   İnşaat sözleşmesine istinaden bir kişi parseli ifraz etmek için büroya başvurmuş ise İnşaat Sözleşmesi seçilerek işleme devam edilmelidir.

Şekil-3: Başvuru Tipi Seçimi
 

Aşağıda listelenen evraklar dışında yer alan evraklar sisteme yüklenirken tek bir pdf dosyası olacak şekilde 
taranarak yüklenmelidir. Aşağıda listelenen evraklar ise seçilen işlemde birden fazla olabileceği için sisteme birden fazla yüklenebilmektedir. 

❖    Belediye/İl Encümen Kararı,
❖    Vekaletname,
❖    Yetkili İdarenin Encümen/Uygunluk/Onay/Karar Yazıları,
❖    Yapı Kayıt Belgesi,
❖    Muvafakat Belgesi,
❖    İdarenin Tescil Talep Yazısı ve Ekleri

          Belge yüklemeleri için *.pdf uzantısı teknik veri yüklemesi için ise *.gml, *.ncz, *.dxf gibi teknik veri formatlarında yüklenebileceği gibi *.rar uzantılı olarak sıkıştırılmış dosya formatında da yüklenilebilmektedir.

Alınan belge: İlgili büro tarafından dış kurumlardan ya da vatandaştan alınmış olan belgeleri ifade etmektedir. Örneğin; Encümen Kararları, Kurum onay yazıları, Vekaletname vd. 
Üretilen belge: İlgili büro tarafından üretilen belgeleri ifade etmektedir. Örneğin: D. Haritası, Röleve Ö.  Krokisi vd. 

İşlem sırasında yüklenen evraklar kontrol edilmelidir. Alınan ve Üretilen Belge Detay Tipinde (**) bulunan evraklar zorunlu evraklardır (Şekil-4). Bunlardan biri veya birkaçı eksik olduğunda bu hata tipiyle karşılaşılmaktadır ve eksik olan evrak yüklenmek kaydıyla hata çözülmektedir.

Şekil-4: Belge Detay Tip Zorunlu Evrakların Gösterimi

Uygulamanın web sayfasında (https://kbu.tkgm.gov.tr/SHKMHome)  dokümanlar linki altında Kullanım Kılavuzu bulunmaktadır. Kılavuzda belge yüklemenin nasıl gerçekleştirileceği ekran görüntüleri ile anlatılmaktadır. 

Hatalı Alınan Başvurularla İlgili Sorular için aşağıdaki sekmelere bakınız.

       Fazla döner sermaye ücreti kesilmesi durumunda ilgili Kadastro Müdürlüğüne dilekçe ile başvuru yapılarak Döner Sermaye Dairesi Başkanlığı’ndan ücretin iadesi talep edilir.

      İlgili başvuruya Kadastro Müdürlüğünce Başvuru İşlemleri ekranında yer alan “İlave Harç” kısmından eksik olan miktar tanımlanır.

          İlgili başvuruya Kadastro Müdürlüğü ile iletişime geçilerek başvurunun iptal edilmesi talep edilmelidir.

Malik Tanımlama İle İlgili Sorular için aşağıdaki sekmelere bakınız.

          Öncelikle söz konusu husus bir hata değil uyarıdır. Başvuru için girmiş olduğunuz malik bilgileri ile seçmiş olduğunuz parselin malik bilgilerinin eşleşip eşleşmediğinin kontrolü yapılmaktadır. Bu hata girmiş olduğunuz malik bilgisinin seçmiş olduğunuz parsellerde malik olmadığı durumlarda karşınıza çıkmaktadır. Bu durumda öncelikli olarak girilen verilerin doğruluğu kontrol edilmelidir. Verilerin doğru olduğu düşünülüyorsa ilgili tapu müdürlüğünden kaydın doğru kişi adına olup olmadığı bilgisi kontrol edilmelidir. Bazı durumlarda her ne kadar kişi tapu sahibi olsa da “T.C Kimlik Numarası” tapu kayıtlarında tanımlı olmadığı durumlarda da bu uyarı çıkabilmektedir.

          Bunun dışında Kadastro Başvuru Uygulaması dinamik bir yazılımdır, yazılım ekibi tarafından sürekli olarak gelen taleplere ve mevcut sorunlara ilişkin güncellemeler yapılmaktadır. Bu geçiş süresi boyunca güncellemelerin yoğunluğundan kaynaklı olarak soruda bahsedilen hata ile karşılaşılmaktadır. Bu sebeple malik bilgilerinde hata olmadığına emin olunan durumlarda;

          ▪ Tarayıcı geçmişi silinmeli ya da

          ▪ Kullanılan tarayıcının gizli sekmesi üzerinden oturum açılarak yeniden başvuru alınmalıdır.

          Girilmiş olan malik bilgisi ile kimlik bilgileri yeniden kontrol edilerek giriş yapılmalıdır.

          Malik bilgisi girilirken yazılan telefon numarası tapu süreçlerinde de kullanılacağı için taşınmaz malikine ait olmalıdır. Büroya ait numara yazıldığı takdirde bu şekilde uyarı alınmakta ve başvuru kaydedilememektedir.

        Tapu malikinin tapuyu alırken İçişleri Bakanlığından almak zorunda olduğu ve tapu işlemlerinde kullanılmış olduğu geçici vatandaşlık numarası ile başvuru oluşturulmalıdır.

Başvuruda Kurum SHKM Eksikliği İle İlgili Sorular için aşağıdaki sekmelere bakınız.

     Hangi kurumun/büronun adı eklenmesi isteniyorsa “Kurum Adı Eklenmesi” başlığıyla megsis@tkgm.gov.tr adresine mail atılması gerekmektedir.

Kadastro Kısmı İle İlgili Sorular için aşağıdaki sekmlere bakınız.

          Sistemde yaşanan anlık sorunlar sonucunda nadirde olsa oluşabilen bir hatadır. Sorunun çözümü için “Başvurum Kadastro Müdürlüğüne Gitmiyor” konu başlığı ile megsis@tkgm.gov.tr adresine büro adı, irtibat telefon numarası, başvuru numarası bilgisini içerecek şekilde sorunu izah eden bir mail gönderilmelidir.

          MEGSİS’te oluşan “Teknik Bilgi ve Belge” başvurusunun açıklamasında “Bu başvuru SHKM tarafından {…} işlemi için oluşturulmuş teknik bilgi belge başvurusudur.” ibaresi yer almaktadır.

Eksiklikten İade Edilme Durumuyla İlgili Sorular için aşağıdaki sekmelere bakınız.

          Sistemde yaşanan anlık sorunlar sonucunda nadirde olsa oluşabilen bir hatadır. Sorunun çözümü için “Başvuru Durum Bilgisi Hatası” konu başlığı ile megsis@tkgm.gov.tr adresine büro adı, irtibat telefon numarası, başvuru numarası bilgisini içerecek şekilde sorunu izah eden bir mail gönderilmelidir.

          Eksiklikten iade edilen başvurunun sol tarafında bulunan + işaretine tıklandıktan sonra “MEGSİS İptal/İade Gerekçeleri” sekmesine tıklanarak eksiklik ile ilgili detaylar görüntülenebilir. (Şekil-5)

Şekil-5: KBU MEGSİS İptal/İade Gerekçeleri

Sonrasında eksik olan belgeler ” Eksik Belge Gönder” kısmına girilerek eksik belgeler tanımlandıktan sonra “Gönder” butonuna tıklanmak suretiyle Kadastro Müdürlüğüne yeniden gönderilir. (Şekil-6)

Şekil-6: KBU Eksik Belge Gönderme Ekranı

Eğer Kadastro Müdürlüğünce teknik verinin hatalı olduğu belirtilmişse yeni yüklenilecek olan “Teknik Veri” “Dosya Yükle” butonu ile açılan kısımda eski teknik veri silindikten sonra yeni teknik verinin yüklenmesi suretiyle yapılmalıdır. (Şekil-7)

Şekil-7: Hatalı Teknik Verinin Yeniden Yüklenilmesi Ekranı

Zemin Seçimi İle İlgili Sorular için aşağıdaki sekmelere bakınız.

          Sistemde yaşanan anlık sorunlar sonucunda nadirde olsa oluşabilen bir hatadır. Sorunun çözümü için “Parsel eklenmiyor” konu başlığı ile megsis@tkgm.gov.tr adresine büro adı, irtibat telefon numarası, başvuru numarası bilgisini içerecek şekilde sorunu izah eden bir mail gönderilmelidir.